Wat moet er wettelijk op je zakelijke website? (KvK, AVG, cookies)

Een zakelijke website is meer dan een visitekaartje: het is ook een plek waar wettelijke regels gelden. Welke gegevens moet je vermelden? Heb je een privacyverklaring nodig? En wanneer moet je toestemming vragen voor cookies?

In dit artikel vind je een praktisch overzicht voor Nederlandse ondernemers. Het is bedoeld als checklist, niet als juridisch advies: regels veranderen en hangen af van je situatie. Laat je bij twijfel adviseren door een jurist.

1. Bedrijfsgegevens

Als je online diensten of producten aanbiedt, moet je volgens het Burgerlijk Wetboek een aantal gegevens over je bedrijf makkelijk vindbaar maken [CHECK: art. 3:15d BW]. Het gaat in elk geval om:

• je (handels)naam;
• het adres van je vestiging;
• contactgegevens, waaronder een e-mailadres, zodat klanten snel en direct contact kunnen opnemen;
• je KvK-nummer, als je ingeschreven staat in het Handelsregister;
• je btw-identificatienummer, als je btw-plichtig bent;
• bij een gereglementeerd beroep (bijvoorbeeld advocaat of arts): je beroepsorganisatie, titel en de beroepsregels die gelden.

Praktisch: zet deze gegevens in de footer van je website, zodat ze op elke pagina staan, en herhaal ze op je contactpagina.

2. Een privacyverklaring

Verwerk je persoonsgegevens van bezoekers? Dan moet je hen volgens de AVG informeren over wat je met die gegevens doet. Dat is al snel het geval: een contactformulier, een nieuwsbrief, een webshop of analytics verwerken allemaal persoonsgegevens.

Een goede privacyverklaring vermeldt onder meer:

• wie verantwoordelijk is voor de verwerking (je bedrijf en contactgegevens);
• welke gegevens je verwerkt;
• waarvoor je ze gebruikt, en op welke grondslag;
• hoe lang je ze bewaart;
• met wie je ze deelt (bijvoorbeeld je hostingpartij of boekhouder);
• welke rechten bezoekers hebben, zoals inzage en verwijdering;
• dat ze een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Schrijf je privacyverklaring in begrijpelijke taal. Een gekopieerde tekst die niet klopt met wat je echt doet, helpt je niet.

3. Cookies en vergelijkbare technieken

Voor cookies (en vergelijkbare technieken, zoals pixels en lokale opslag) gelden regels uit de Telecommunicatiewet. Grofweg zijn er drie soorten:

Een paar aandachtspunten:

• Vraag toestemming vóórdat je niet-noodzakelijke cookies plaatst, niet erna.
• Maak weigeren net zo makkelijk als accepteren. Vooraf aangevinkte vakjes zijn geen geldige toestemming.
• Een cookiewall, waarbij je de website alleen kunt gebruiken als je alle cookies accepteert, is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet toegestaan [CHECK: actuele standpunt AP].
• Gebruik je Google Analytics? De Autoriteit Persoonsgegevens heeft uitgelegd onder welke voorwaarden je dat privacyvriendelijk kunt instellen. Gebruik je de gegevens ook voor advertenties, dan heb je toestemming nodig.

Meer over het meten van bezoekers en advertenties met toestemming lees je in conversies meten in Google Ads.

4. Extra regels voor webshops

Verkoop je online aan consumenten? Dan gelden er extra regels. De belangrijkste:

• Prijzen inclusief btw. Toon consumentenprijzen inclusief btw en andere verplichte kosten. Maak verzendkosten vooraf duidelijk.
• Herroepingsrecht. Consumenten hebben bij aankopen op afstand in principe een bedenktijd van 14 dagen. Informeer ze daarover vóór de aankoop en bied een modelformulier voor herroeping. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor maatwerkproducten.
• Duidelijke bestelknop. De knop waarmee een klant bestelt, moet duidelijk maken dat er een betalingsverplichting ontstaat, bijvoorbeeld “Bestelling met betalingsverplichting” of “Nu betalen”.
• Algemene voorwaarden. Zorg dat klanten je algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kunnen inzien en opslaan.
• Bevestiging. Stuur na een bestelling een bevestiging met de belangrijkste gegevens.

Begin je net met online verkopen? In de webshop beginnen checklist vind je ook de nieuwe herroepingsknop en de regels voor btw en betalen. Twijfel je tussen platformen voor je webshop? Lees Shopify of WooCommerce: welke kies je?.

5. Reclame en reviews

Ook online gelden de regels voor eerlijke reclame. Een paar praktische punten:

• Geen misleidende claims. Beweringen als “de goedkoopste” of “nummer 1” moet je kunnen onderbouwen.
• Echte reviews. Toon alleen echte reviews van echte klanten. Geef aan hoe je controleert of reviews afkomstig zijn van klanten, als je dat zegt te doen.
• Duidelijk wat reclame is. Werk je met influencers of betaalde samenwerkingen, dan moet duidelijk zijn dat het om reclame gaat.

6. Nieuwsbrieven en e-mailmarketing

Wil je bezoekers inschrijven voor een nieuwsbrief? Dan gelden er regels voor het versturen van commerciële e-mail:

• Voor e-mailmarketing aan consumenten heb je vooraf toestemming nodig. Een vooraf aangevinkt vakje telt niet.
• Aan bestaande klanten mag je onder voorwaarden e-mail sturen over vergelijkbare producten of diensten, mits je ze bij het verzamelen van hun e-mailadres de kans gaf om bezwaar te maken [CHECK: voorwaarden “soft opt-in” in de Telecommunicatiewet].
• Elke e-mail moet een duidelijke en eenvoudige afmeldmogelijkheid bevatten.
• Vermeld in je privacyverklaring wat je met e-mailadressen doet.

7. Afbeeldingen, teksten en auteursrecht

Ook op je website geldt het auteursrecht. Een paar praktische regels:

• Gebruik geen afbeeldingen die je via een zoekmachine vindt. Dat een foto online staat, betekent niet dat je hem mag gebruiken.
• Stockfoto’s mag je gebruiken binnen de voorwaarden van de licentie. Bewaar bewijs van je licentie.
• Eigen foto’s van mensen? Vraag toestemming aan de mensen die herkenbaar in beeld zijn, zeker bij gebruik voor marketing.
• Teksten van andere websites kopiëren is niet toegestaan, en voor je vindbaarheid in Google bovendien zinloos: unieke teksten werken beter.

8. Toegankelijkheid

Een toegankelijke website is bruikbaar voor iedereen, ook voor mensen met een visuele, auditieve of motorische beperking. Voor overheidsinstanties gelden al langer toegankelijkheidseisen. Sinds de Europese toegankelijkheidswet (European Accessibility Act) gelden er ook eisen voor bepaalde producten en diensten van bedrijven, waaronder e-commerce voor consumenten. Kleine ondernemingen zijn voor diensten onder voorwaarden uitgezonderd [CHECK: ingangsdatum, reikwijdte en uitzondering micro-ondernemingen].

Ook als het voor jou (nog) niet verplicht is, loont toegankelijkheid: duidelijke koppen, voldoende kleurcontrast, alt-teksten bij afbeeldingen en een website die met het toetsenbord te bedienen is, maken je website beter voor iedereen.

Waar zet je dit allemaal?

Je hoeft niet overal juridische tekst te plaatsen. Een praktische indeling:

• Footer (op elke pagina): bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-id, e-mailadres, telefoonnummer en links naar je privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookie-instellingen.
• Contactpagina: alle contactgegevens en, als klanten langs kunnen komen, je adres en openingstijden.
• Privacyverklaring: een aparte pagina, gelinkt vanuit de footer en bij elk formulier.
• Cookiemelding: alleen als je niet-noodzakelijke cookies gebruikt, met een link waarmee bezoekers hun keuze later kunnen wijzigen.
• Afrekenpagina (webshop): algemene voorwaarden, informatie over bedenktijd, totaalprijs inclusief btw en verzendkosten, en een duidelijke bestelknop.

Zo heb je alles op orde zonder dat je bezoekers door juridische teksten hoeven te ploeteren.

Checklist: staat alles erop?

1. Bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
2. KvK-nummer en btw-identificatienummer
3. Een actuele privacyverklaring
4. Een cookiemelding als je niet-noodzakelijke cookies gebruikt
5. Bij een webshop: prijzen inclusief btw, bedenktijd, bestelknop en algemene voorwaarden
6. Alleen echte reviews en onderbouwde claims
7. Toestemming voor nieuwsbrieven en een afmeldlink in elke e-mail
8. Rechten op alle afbeeldingen en teksten
9. Aandacht voor toegankelijkheid

Wil je weten welke pagina’s je website verder nodig heeft? Lees welke pagina’s heeft een bedrijfswebsite nodig, of bekijk de gids ondernemen online.